home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Library / Business Library.iso / catering / payroll / freeway.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1986-11-11  |  20.1 KB  |  697 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                                 WELCOME TO
  9.  
  10.  
  11.                      F R E E W A Y   S O F T W A R E
  12.  
  13.  
  14.                          A totally new concept in
  15.  
  16.                                   F R E E
  17.  
  18.                       professional business software.
  19.  
  20.  
  21.                              [ November 1986 ]
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                                              Freeway Software Ltd
  49.                                              P.O. Box 33
  50.                                              Wigan
  51.                                              Lancashire
  52.                                              WN3 4EG
  53.  
  54.                                              Tel: 0942 826329
  55.      ID No. ______________
  56.  
  57.  
  58.  
  59.                     AN INTRODUCTION TO FREEWAY SOFTWARE      
  60.  
  61.  
  62.  
  63.      Welcome to FREEWAY Software - a new concept introducing you to 
  64.      a whole range of software for the business user.
  65.  
  66.      This software,  now available to you and your colleagues,has been 
  67.      in  daily  use  in many and varied businesses for  the  last  six 
  68.      years.  The  enhancements made  over this period are all included 
  69.      in your version. 
  70.  
  71.      The enclosed disks contain  FREEWAY programs for Sales Ledger,    
  72.      Purchase Ledger, Invoice Production and Payroll.
  73.  
  74.      FREEWAY SOFTWARE is available for you to use freely and there are 
  75.      no limitations to its use other than those imposed by disk  size. 
  76.      (Unlike  many other software companies we actively encourage  you 
  77.      to  take copies of FREEWAY programs for other users - no  licence 
  78.      fee is involved.)
  79.  
  80.      This  introductory leaflet will provide adequate information  for 
  81.      you to use the system in its entirety. We feel sure that you will 
  82.      find  the  programs  invaluable in  the  administration  of  your 
  83.      business. 
  84.  
  85.      Should  you require a full and detailed manual to enable  you  to 
  86.      use  the programs to full advantage telephone FREEWAY for a  copy 
  87.      at minimal cost. 
  88.  
  89.  
  90.      Should you require ASSURED SUPPORT you may wish to take advantage 
  91.      of our telephone help service. Contact FREEWAY for details.
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.                            FREEWAY SOFTWARE LTD
  102.                                (0942) 826329
  103.  
  104.  
  105.  
  106.                         SALES & PURCHASE ACCOUNTING
  107.  
  108.  
  109.                          INSTALLATION INSTRUCTIONS
  110.  
  111.       
  112.      BEFORE  PROCEEDING  FURTHER TAKE A COPY OF THE FREEWAY  DISK  AND 
  113.      KEEP THE ORIGINAL IN A SAFE PLACE.
  114.  
  115.      If  you  are not familiar with copy routines refer to the  manual 
  116.      accompanying your computer.
  117.  
  118.      Before  you  can  start  using  your  FREEWAY  Sales  &  Purchase 
  119.      Accounting Software, it is necessary to configure the programs to 
  120.      match your requirements.  This installation procedure is normally 
  121.      performed once only. 
  122.  
  123.              IF YOUR COMPUTER CONTAINS TWO FLOPPY DISK DRIVES
  124.  
  125.      These instructions refer to a computer with two floppy drives. An 
  126.      explanation for HARD DISK users follows on the next page.
  127.  
  128.      You will now require:
  129.  
  130.      1. A COPY (not the original) of the Master DOS Disk supplied with
  131.         your computer. LABEL IT FREEWAY DOS DISK. Ensure that this disk 
  132.         contains the ANSI.SYS file provided with your Master DOS disk.
  133.       
  134.         [Use  DISKCOPY  to  copy your Master DOS disk - refer  to  the 
  135.         manual supplied with your computer for details.]
  136.  
  137.         Apricot & Sirius users will require instead a formatted disk 
  138.         containing DOS.   LABEL IT FREEWAY DOS DISK.
  139.  
  140.      2. A new disk  which has been formatted ready for use.
  141.         LABEL IT FREEWAY ACCOUNTING DATA DISK.
  142.  
  143.         [If you  are unfamiliar with the format routine refer  to  the 
  144.         manual supplied with your computer.]
  145.  
  146.  
  147.                                AWAY WE GO !
  148.  
  149.      Switch  on  the computer and Boot Up from your FREEWAY  DOS  disk 
  150.      which should be placed in drive A.
  151.  
  152.  
  153.      Place the FREEWAY ACCOUNTING PROGRAM DISK in drive B 
  154.  
  155.      Type B: and press the enter key. 
  156.  
  157.      Type INIT1 and press the enter key. 
  158.      [ Apricot users instead type APRFD then 
  159.        skip to the GETTING STARTED section  ]
  160.  
  161.      Follow the instructions displayed on the screen until the "INIT1 
  162.      COMPLETE" message appears on the screen. 
  163.  
  164.      Re-boot the computer OR (without removing the disks) switch off 
  165.      the computer, wait for a few seconds and then switch on again. 
  166.  
  167.  
  168.  
  169.      Type B: and press the enter key. 
  170.  
  171.      Type INIT2 and press the enter key.
  172.  
  173.      Follow  the  instructions on the screen.  
  174.  
  175.      The  computer will ask you for details of your business  name and 
  176.      address  etc.  (Have your VAT registration number and  post  code 
  177.      handy.)
  178.  
  179.      Having created your accounting data disk, your FREEWAY Accounting
  180.      System is ready to use. 
  181.  
  182.      General  instructions  and system conventions are shown later  in 
  183.      this introduction. 
  184.  
  185.  
  186.  
  187.                 IF YOUR COMPUTER CONTAINS A HARD DISK DRIVE
  188.                 ===========================================
  189.  
  190.   IF YOUR COMPUTER IS IBM COMPATIBLE :
  191.  
  192.      Ensure that the root directory contains the ANSI.SYS file 
  193.      provided with the Operating System when you purchased your
  194.      computer.
  195.  
  196.      Insert the FREEWAY ACCOUNTING PROGRAM disk in drive A
  197.  
  198.      Type A: and press the enter key. 
  199.  
  200.      Type HDINIT1 then press enter.
  201.  
  202.      Follow  the  instructions  displayed  on  the  screen  until  the        
  203.      "HDINIT1  COMPLETE" message  appears. 
  204.  
  205.      You may then remove the FREEWAY ACCOUNTING PROGRAM disk.
  206.  
  207.      Switch  off the computer,  wait for a few seconds then switch  on 
  208.      again. 
  209.  
  210.      Type HDINIT2 and press the enter key. 
  211.  
  212.      The  computer  will  ask you for details of your  business  name, 
  213.      address  etc.  (Have your VAT registration number  and  post-code 
  214.      handy.)
  215.  
  216.      This information will be permanently stored with your  accounting 
  217.      data  and  will be used where appropriate,  on printouts such  as 
  218.      statements of account.
  219.  
  220.      Having  created  your  accounts data on the hard  disk  (for  the 
  221.      technically  oriented in  \FREEACC\   Subdirectory) your  FREEWAY 
  222.      Accounting System is ready to use. 
  223.  
  224.      
  225.   IF YOUR COMPUTER IS AN APRICOT OR SIRIUS :
  226.  
  227.      Insert the FREEWAY ACCOUNTING DATA disk in drive B
  228.  
  229.      Type B:    and press the enter key
  230.  
  231.      Type APRHD and press the enter key
  232.  
  233.      The  computer  will  ask you for details of your  business  name, 
  234.      address  etc.  (Have your VAT registration number  and  post-code 
  235.      handy.)
  236.  
  237.      This information will be permanently stored with your  accounting 
  238.      data  and  will be used where appropriate,  on printouts such  as 
  239.      statements of account.
  240.  
  241.      Having  created  your  accounts data on the hard  disk  (for  the 
  242.      technically  oriented in  \FREEACC\   Subdirectory) your  FREEWAY 
  243.      Accounting System is ready to use. 
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.                OUTLINE INSTRUCTIONS AND SYSTEM CONVENTIONS. 
  249.  
  250.      GETTING STARTED
  251.  
  252.      If your computer is a twin floppy drive system: 
  253.  
  254.      Insert the FREEWAY ACCOUNTING PROGRAM DISK in drive A 
  255.      Insert the FREEWAY ACCOUNTING DATA DISK in drive B 
  256.  
  257.      Ensure  that  you are in CAPS lock and NUMBER lock mode. 
  258.  
  259.      For  hard disk and twin floppy systems alike all you need now  do 
  260.      is :
  261.  
  262.      Type ACCOUNTS and press the enter key. 
  263.  
  264.      Enter the date in the following format (DDMMYY) e.g.
  265.  
  266.      Date: 210784
  267.  
  268.      Enter 21st July 1984 in the format shown above.
  269.  
  270.                          Select S for Sales Ledger 
  271.                                 P for Purchase Ledger
  272.  
  273.      SYSTEM CONVENTIONS
  274.  
  275.      The use of the system is largely self-explanatory. 
  276.  
  277.      The following rules generally apply to all modules: 
  278.  
  279.  
  280.           C  (Enter)  will  CANCEL an entry  part  way  through- where 
  281.              appropriate.
  282.  
  283.           E  (Enter) will END what you are doing.
  284.              (Usually inserted in the date or account number field.)
  285.       
  286.      In  certain circumstances you will CANCEL what you are doing  and 
  287.      then E to END.
  288.  
  289.  
  290.      Having  selected Sales or Purchases print out a Sales or Purchase 
  291.      Daybook Summary and note the "Nominal  Analysis  Headings" 
  292.  
  293.      These  should  be  amended  to  be appropriate for your own business.
  294.  
  295.      NOTE  THAT THE FIRST HEADING OF EITHER SALES OR PURCHASES  SHOULD 
  296.      BE SET UP FOR THE MOST PREDOMINANT TYPE OF SALE OR  PURCHASE. 
  297.  
  298.      In  default  of an alternative number being entered  this  number 
  299.      will be adopted. This speeds entry up considerably.
  300.  
  301.      CUSTOMERS  or SUPPLIER  records should be created  and  documents 
  302.      encoded with the customer number and nominal analysis code before 
  303.      entering a batch of invoices. 
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.      VAT  STATISTICS   accumulate values from both sales and  purchase 
  316.      ledgers.  They should be printed and cleared at intervals to  co-
  317.      incide with your VAT periods.
  318.  
  319.      The Vat Code numbers are used when entering invoices to allow for 
  320.      correct  allocation to the Vat Statistics file and  for  charging 
  321.      VAT at the correct rate during Invoice Production.
  322.  
  323.  
  324.      CASH  POSTING  includes the facility to  automatically  discharge 
  325.      invoices in order of entry. In addition invoices may be placed on 
  326.      HOLD  if  in  dispute  and there is a facility  to  note  JOURNAL 
  327.      entries.
  328.  
  329.      This introduction should enable you to become operational.
  330.  
  331.      Should  you  require a full and detailed manual to enable you  to 
  332.      use  the  programs  to full advantage telephone  FREEWAY  at  the 
  333.      number below for a  copy at minimal cost. 
  334.  
  335.      Should  you  require  ASSURED SUPPORT  from  our  telephone  help 
  336.      service,  contact FREEWAY software support on: 
  337.  
  338.                            FREEWAY SOFTWARE LTD
  339.                                (0942) 826329
  340.  
  341.               *********************************************
  342.               * ALWAYS REMEMBER TO BACKUP YOUR DATA DISKS *
  343.               *                                           *
  344.               * DATA Files to be copied are :-   *.       *
  345.               *                                  *.TAB    *
  346.               *   (for SALES/PURCHASE)                    *
  347.               *********************************************
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.                                 WELCOME TO
  361.  
  362.              F R E E W A Y    P A Y R O L L    S O F T W A R E
  363.  
  364.                           A totally new concept in 
  365.  
  366.                                   F R E E
  367.  
  368.                       professional business software.
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                                              Freeway Software Ltd
  395.                                              P.O. Box 33
  396.                                              Wigan
  397.                                              Lancashire
  398.                                              WN3 4EG
  399.  
  400.                                              Tel: 0942 826329
  401.      ID No. ______________
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.              AN INTRODUCTION TO THE FREEWAY PAYROLL PROGRAMS.
  407.  
  408.  
  409.      FREEWAY PAYROLL programs can accomodate weekly, fortnightly, four 
  410.      weekly and monthly pay frequencies. 
  411.  
  412.      The programs provide for: 
  413.  
  414.      Payslip stationery (obtainable from FREEWAY)
  415.       
  416.      Bank Giro's and Payment Lists.
  417.  
  418.      Cheque Printing.
  419.  
  420.      Internal   Pension   Schemes   with  fixed  sum   or   percentage 
  421.      contributions.
  422.  
  423.      Additional Voluntary Contributions.
  424.  
  425.      Up  to  99  departments each with a coin  analysis  and  cost  of 
  426.      payroll total.
  427.  
  428.      You  may  create  your own headings for taxable and  non-taxable 
  429.      additions to pay - and post tax deductions. 
  430.  
  431.      You  may  produce lists of amounts deducted /  paid  under  these 
  432.      headings. 
  433.  
  434.      Year-end documentation includes P35 and P60  forms.   (Obtainable 
  435.      from FREEWAY.)
  436.  
  437.      Accomodates Statutory Sick Pay. 
  438.  
  439.      Password protection.
  440.  
  441.      The user may change Tax Rates and Bandwidths,  Earnings  Brackets 
  442.      Etc. 
  443.  
  444.      Bulk PAYE code change facility.
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.                              GENERAL APPROACH
  450.  
  451.      Each  employee may have attached to his record card,  in addition 
  452.      to  basic  pay and hours,   any  regularly  occuring  payment  - or 
  453.      deduction.
  454.  
  455.      During entry of pay data only those employees who have  variables 
  456.      need be examined and the variables entered.
  457.  
  458.      Calculation  of pay and deductions is very flexible permitting the 
  459.      pay cycle to be easily re-done should errors come to light, until 
  460.      an  End-Processing Update is carried out.  This may be the  first 
  461.      operation of the following week. 
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.                               FREEWAY PAYROLL
  467.  
  468.                          INSTALLATION INSTRUCTIONS
  469.  
  470.       
  471.      BEFORE  PROCEEDING  FURTHER TAKE A COPY OF THE FREEWAY  DISKS AND 
  472.      KEEP THE ORIGINALS IN A SAFE PLACE.
  473.  
  474.      If  you  are not familiar with copy routines refer to the  manual 
  475.      accompanying your computer.
  476.  
  477.      Before  you can start using your FREEWAY PAYROLL Software,  it is 
  478.      necessary  to configure the programs to operate on your machine. 
  479.  
  480.      This installation procedure is normally performed once only. 
  481.  
  482.              IF YOUR COMPUTER CONTAINS TWO FLOPPY DISK DRIVES
  483.  
  484.      These  instructions  refer  to a computer with  two  floppy  disk 
  485.      drives.  An  explanation for HARD DISK users follows on the  next 
  486.      page.
  487.  
  488.  
  489.      If you have not created a Freeway DOS Disk then you will now
  490.      require:
  491.  
  492.         A COPY (not the original) of the Master DOS Disk supplied with
  493.         your computer. LABEL IT FREEWAY DOS DISK! Ensure that this disk 
  494.         contains the ANSI.SYS file provided with your Master DOS disk.
  495.       
  496.         [Use  DISKCOPY  to  copy your Master DOS disk - refer  to  the 
  497.         manual supplied with your computer for details.]
  498.  
  499.         Apricot & Sirius users will require instead a formatted disk 
  500.         containing DOS. LABEL IT FREEWAY DOS DISK - PAYROLL PROGRAMS 
  501.                                                             AND DATA 
  502.  
  503.  
  504.                                AWAY WE GO !
  505.  
  506.  
  507.  
  508.      Switch  on  the computer and Boot Up from your FREEWAY  DOS  disk 
  509.      which should be placed in drive A.
  510.  
  511.      Place the FREEWAY PAYROLL DATA disk in drive B 
  512.  
  513.      Type B: and press the enter key. 
  514.  
  515.      Type INIT and press the enter key. 
  516.      [ Apricot users instead type APRFD ]
  517.  
  518.      Wait for the "PAYROLL INSTALLATION COMPLETE" message to appear on 
  519.      the  screen,  then  (without removing the disks) switch  off  the 
  520.      computer. Wait for a few seconds and then switch on again. Alter-
  521.      natively you may Re-Boot the computer. 
  522.  
  523.      Your FREEWAY PAYROLL system  is now ready to use. 
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.                 IF YOUR COMPUTER CONTAINS A HARD DISK 
  529.                 =====================================
  530.  
  531.   IF YOUR COMPUTER IS IBM COMPATIBLE :
  532.  
  533.      Ensure that the root directory contains the ANSI.SYS file 
  534.      provided with the Operating System when you purchased your
  535.      computer.
  536.  
  537.  
  538.      Insert the FREEWAY PAYROLL DATA disk in drive A
  539.  
  540.      Type A: and press the enter key. 
  541.  
  542.      Type HDINIT and press the enter key. 
  543.  
  544.  
  545.      Follow the instructions displayed on the screen until the
  546.      "PAYROLL INSTALLATION COMPLETE" message appears then you may 
  547.      remove the FREEWAY disk.
  548.  
  549.      Re-boot the computer OR switch off the computer, wait for a few 
  550.      seconds then switch on again. 
  551.  
  552.      Your FREEWAY PAYROLL System is now ready to use, installed on the 
  553.      hard disk drive.
  554.  
  555.      Remove the floppy disk and store in a safe place.
  556.  
  557.      Instructions on the use of the system now follow. 
  558.  
  559.  
  560.   IF YOUR COMPUTER IS AN APRICOT OR SIRIUS :
  561.  
  562.      Insert the FREEWAY PAYROLL DATA disk in drive B
  563.  
  564.      Type B:    and press the enter key
  565.  
  566.      Type APRHD and press the enter key
  567.  
  568.      Follow the instructions displayed on the screen until the
  569.      "PAYROLL INSTALLATION COMPLETE" message appears then you may 
  570.      remove the FREEWAY disk.
  571.  
  572.      Your FREEWAY PAYROLL System is now ready to use, installed on the 
  573.      hard disk drive.
  574.  
  575.      Remove the floppy disk and store in a safe place.
  576.  
  577.      Instructions on the use of the system now follow. 
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.                       HOW TO USE THE PAYROLL PROGRAMS
  585.  
  586.  
  587.  
  588.      If your computer contains two floppy disk drives place the prog-
  589.      ram disk in drive A and the data disk in drive B.
  590.      [ Apricot and Sirius users use drive A only. ]
  591.  
  592.      When  installed on a hard disk system the programs and data  will 
  593.      be resident on the hard disk. 
  594.  
  595.      On  some computers the keyboard will have to be set to  recognise 
  596.      U.K.  character  sets.  Refer  to  the  documentation  with  your 
  597.      computer - or your supplier.
  598.  
  599.      Ensure that you are in CAPSLOCK mode. 
  600.  
  601.      Type PAYSTART and press the enter key.
  602.  
  603.      Enter  the password -  FREEWAY and press the enter key.
  604.  
  605.      (The password  may be changed by accessing the AMEND COMPANY 
  606.      CONSTANTS routine - instructions follow later) 
  607.  
  608.      Insert the date  (1st June 1985 should be entered as 010685 ) 
  609.  
  610.      You will be rewarded with a menu of the available options.
  611.  
  612.  
  613.  
  614.                             SYSTEM CONVENTIONS
  615.  
  616.             E    followed by the enter key will END the routine. 
  617.             C    followed  by  the  enter  key  will  CANCEL  the 
  618.                  entry  where appropriate. 
  619.             ?    entered  in  most  fields will reward  you  with  an 
  620.                  explanation of valid entries. 
  621.  
  622.             @    entered in the company constants area related to the 
  623.                  additional user defined payments and deductions, will
  624.                  clear  the  original  description and  permit  a  new 
  625.                  insertion.      
  626.  
  627.              EMPLOYEE REFERENCES ARE STRICTLY NUMERIC 2 - 100
  628.                   (Number 1 is used internally by the system.) 
  629.  
  630.  
  631.               *********************************************
  632.               * ALWAYS REMEMBER TO BACKUP YOUR DATA DISKS *
  633.               *                                           *
  634.               * DATA Files to be copied are :-   *.       *
  635.               *                                  *.KEY    *
  636.               *   (for PAYROLL)                           *
  637.               *********************************************
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.                  HAVING INSTALLED YOUR PAYROLL WHAT NEXT ?
  643.  
  644.  
  645.  
  646.      You will wish to amend the Company Constants to show your name 
  647.      and address.
  648.  
  649.      Select Option 1 - TABLES MAINTENANCE followed by sub-menu Option 
  650.      7. Amend the details as appropriate. 
  651.  
  652.      Print all the tables and examine them. Confirm that the tax 
  653.      bandwidths and rates and national insurance figures are those 
  654.      currently in force. 
  655.  
  656.      Whilst   you  should  be  able  to  process  your  payroll  quite 
  657.      routinely  from these outline instructions,  a MANUAL  obtainable 
  658.      from FREEWAY at minimal cost also includes a list of the  current 
  659.      bandwidths etc. 
  660.  
  661.      To  change  the  PASSWORD select TABLES MAINTENANCE  followed  by 
  662.      AMEND COMPANY CONSTANTS and enter field number 40. 
  663.  
  664.      Now  you  can  create  your employee  records  and  proceed  with 
  665.      processing.
  666.  
  667.  
  668.  
  669.                   THE NORMAL ORDER OF ROUTINE PROCESSING. 
  670.  
  671.  
  672.           1       Create new Employees and do any amendments.  
  673.  
  674.           2       Enter any PAY VARIABLES. 
  675.  
  676.           3       Calculate Pay.
  677.  
  678.           4       Print Pay Advices.
  679.                   (  Check  the result and go back to  1  if  required 
  680.                      followed by a recalculate.) 
  681.  
  682.           5       Print the Department Summary.
  683.  
  684.           6       Print a Payroll Summary (if required)
  685.  
  686.           7       Take a backup copy of the data disk. 
  687.  
  688.           8       When you are satisfied that the paycycle is FINAL
  689.                   do the End Processing Up-date.
  690.  
  691.      Should you require a MANUAL or ASSURED SUPPORT then contact:
  692.  
  693.  
  694.                            FREEWAY SOFTWARE LTD
  695.  
  696.                                (0942) 826329
  697.